Les 15 erreurs courantes liées à l’ERP

L’une des questions les plus fréquemment posées par les fabricants qui envisagent de mettre en œuvre un progiciel de gestion intégrée (ERP) pour la première fois est la suivante : « A quel point cela va-t-il faire mal ? » La réponse est simple : un petit peu, mais plus vous vous y préparez, moins cela vous fera mal.

La mise en œuvre d’un ERP est perturbatrice – et elle devrait l’être. Il s’agit d’un système capable d’améliorer tous les aspects de votre entreprise. Il affecte chacun de vos départements et peut contribuer à rendre votre entreprise plus rentable. Si c’était facile, alors ça ne serait pas très efficace. La mise en œuvre d’un ERPest également l’un des projets de logiciel les plus longs et les plus coûteux qu’un fabricant puisse réaliser.

Le fait que ce sera un défi n’est pas mauvais, mais vous devez être honnête avec vous-même quant aux perturbations que vous serez prêt à affronter avant d’entamer le projet.Une bonne préparation vous aidera à identifier et à surmonter les défis auxquels vous êtes certain de faire face.

Voici les 15erreurs les plus courantes commises par les fabricants lorsqu’ils sélectionnent, mettent en œuvre ou travaillent avec un ERP.

Erreur ERP #1 : La mauvaise planification

Nous ne pouvons suffisamment insister sur l’importance de la planification pour une mise en œuvre réussie d’un ERP. L’intégration d’un ERP affectera chaque département de votre organisation, allant de l’ingénierie aux achats, en passant par les opérations. Vous devrez donc mettre en place un plan solide afin d’entreprendre un projet aussi vaste. De nombreux fabricants ne planifient pas suffisamment à l’avance, ce qui mène à un état de confusion par la suite qui retarde ou fait dérailler le projet ERP dans son ensemble.

Pour résoudre ce problème, les fabricants doivent planifier, planifier, puis planifier davantage ! Réfléchissez bien à la manière dont vous allez mettre en œuvre votre nouveau système, à vos priorités et aux départements avec lesquels vous souhaitez commencer. La mise en place d’un plan solide vous permettra de suivre une bonne feuille de route et vous aidera à vous remettre sur la bonne piste lorsque vous rencontrerez d’éventuels obstacles sur le chemin.

En outre, lesfabricants doivent mettre en place une équipe d’évaluation de l’ERP composée departies prenantes des départements de la société. Cela permettra au processusde mise en œuvre d’avancer avec moins de difficultés car vous disposerez d’uneépaule sur laquelle vous appuyer dans chaque département, qui vous aidera àmettre en place le nouveau système.

Nous vous suggéronségalement de mener un audit interne de tous vos processus avant de choisir unsystème ERP afin que vous sachiez non seulement où vous en êtes actuellement,mais pour que vous puissiez aussi définir vos tâches et processus actuels plusfacilement dans le nouvel ERP.

Erreur ERP #2 : L’absence d’un sponsor de projet

Ceci est lié à l’erreur n°1, mais vous devez choisir un employé pour être le sponsor de votre système ERP, soit une personne qui agira en tant que champion en interne pour l’ensemble du projet. Cet employé ne peut pas être n’importe qui non plus – il doit disposer d’excellentes compétences en communication et être d’une influence considérable au sein de la société. Cette personne sera responsable de la mise en œuvre du système dans son intégralité. Elle sera la personne-ressource vers laquelle chaque département peut se tourner, et ce pour aider à amener toutes les personnes au sein de la société à participer au projet ainsi que consulter cette personne-ressource en cas de complications rencontrées en cours de route.

Erreur ERP #3 : Ne pas évaluer vos besoins

La seule manière de trouver le système ERP qui vous convient est de bien cerner votre entreprise et ce dont vous avez besoin. Réunissez-vous avec l’équipe que vous avez constituée et prenez le temps d’évaluer ce que vous faites correctement et les domaines dans lesquels vous avez besoin d’aide. Réfléchissez aux domaines où vous avez le plus de problèmes : il peut s’agir du suivi de l’inventaire, ou peut-être de la planification du temps passé par vos employés dans l’atelier.Une fois que vous identifiez les domaines dans lesquels vous nécessitez de l’aide, vous pourrez commencer à chercher un système ERP doté de caractéristiques qui combleront ces lacunes.

Erreur ERP #4 : Ne pas vérifier les références

Très souvent, les fabricants sont éblouis par le discours d’un vendeur, mais lorsqu’il est temps de mettre en œuvre l’ERP, ils sont surpris par le manque de capacités et de fonctionnalités du système. De nombreux vendeurs exagèrent également quant à la vitesse de mise en œuvre d’un ERP. Ne croyez pas les fournisseurs de progiciels de gestion intégrée (ERP) qui vous disent que leur système peut être mis en place en quelques semaines puisqu’en réalité, il faut des mois pour qu’un ERP soit opérationnel.

Quelle est la meilleure manière de vérifier qu’un fournisseur est légitime ? De demander des références. Un bon fournisseur sera capable de vous fournir au moins trois références de sociétés dans votre secteur qui ont utilisé leur système. Appelez ces fabricants et posez-leur des questions sur les caractéristiques, les fonctionnalités et les défis liés à leur système – et n’oubliez pas de leur demander combien de temps il a réellement fallu pour que l’ERP soit opérationnel. Vous pourrez mieux cerner les fournisseurs en discutant avec leurs clients au lieu de ne le faire qu’avec leurs vendeurs.

Afin de vraiment comprendre comment gérer le processus de sélection d’un ERP, téléchargez et lisez notre livre électronique. Nous avons étudié des centaines de compétitions liées à l’ERP et avons discuté avec une douzaine de fabricants afin de comprendre exactement ce qui doit être effectué pour être sûrs de choisir le meilleur ERP pour votre entreprise. Nous avons rationalisé le processus et crée une check-list facile à suivre qui vous guidera tout au long du processus, allant de la création de votre équipe de sélection à la vérification de la légitimité des fournisseurs, en passant par votre sélection finale.

Erreur ERP #5 : Sous-estimer le temps et les ressources nécessaires

Tous les fabricants sous-estiment largement le temps et les ressources nécessaires pour mettre en œuvre un nouveau système ERP. Comment calculer le temps réellement nécessaire pour le mettre en œuvre ? Une estimation approximative du temps dont vous aurez réellement besoin consiste à diviser le coût du logiciel par 100. Par exemple, un logiciel qui vaut 50000 dollars nécessitera environ 500 heures-homme ou près de trois mois pour le mettre en œuvre à l’aide d’un consultant certifié.Attendez-vous à doubler ce nombre si vous prévoyez de mettre en œuvre le système vous-même et avec une assistance professionnelle minimale.

Erreur ERP #6 : Ne pas engager les personnes clés dès le départ

Ceci renvoie également à l’erreur n°1, mais vous devez réellement engager vos principales parties prenantes de tous les départements dès le début du projet. Très souvent, les fabricants ne mettent pas en place la bonne équipe dès le départ, et le processus de mise en œuvre prend du retard car les principales parties prenantes et les décideurs ne sont pas impliqués dans le processus.

La mise en œuvre d’un ERP est l’un des projets les plus importants et les plus coûteux qu’une organisation puisse entreprendre, et pour cela, vous devez tous être sur la même longueur d’onde dès le départ. Très souvent, les fabricants se concentrent uniquement sur l’approbation de la direction au lieu de rassembler les principales parties prenantes de toute l’organisation. Après tout, ce sont ces dernières qui mettront le système en place, et non pas votre équipe de direction. Si vous impliquez les bonnes personnes dès le début, vous disposerez d’un groupe clé d’employés qui sont activement engagés dans le processus de mise en œuvre de l’ERP et qui s’investissent à faire les choses correctement dès le départ.

Erreur ERP #7 : Ne pas communiquer des informations vitales à travers les départements

Nous l’avons déjà mentionné, mais il convient de le répéter : non seulement la mise en œuvre d’un ERP est perturbatrice, mais elle affectera également chaque département de votre entreprise – or, une fois que vous aurez mis en place votre ERP, ce dernier rationalisera l’ensemble de votre entreprise et la rendra plus rentable. Pour que votre processus de mise en œuvre se déroule sans heurt, vous devez vous assurer que tous les départements partagent les informations clés et sont constamment en contact les uns avec les autres. Avant d’entamer le processus de mise en œuvre, mettez en place un plan de communication pour faire avancer les choses, et assurez-vous que chacun sait quelles informations partager et qui sont les points de contact.

Erreur ERP #8 : Tenter de tout faire en même temps

Lors de la mise en œuvre d’un système ERP, le plus important qu’une société puisse faire pour minimiser les retards est de se concentrer sur une tâche à la fois. Cela pourrait sembler contre-intuitif, mais vous irez plus lentement si vous n’avez pas défini de priorités et que vous essayez de tout faire en même temps.Commencez par les caractéristiques et les départements qui vous importent le plus. La planification à l’avance vous permet d’identifier les caractéristiques les plus utiles pour vous et vous aide à comprendre que certaines fonctionnalités dépendent des autres déjà en place : vous ne pouvez pas accomplir D tant que A, B et C ne sont pas opérationnelles.

Erreur ERP #9 : Ne pas disposer d’un processus de résolution

Implementing an ERP is a complicated task, so plan for problems to occur during the onboarding process. Too often manufacturers won’t have a plan in place for what to do when something goes wrong, and when that bump in the road inevitably occurs, they get stuck because they don’t have a resolution process in place. Create an issue resolution process before you start, to know who to turn to when you have a problem. This will help you resolve issues quickly and avoid costly delays.

Erreur ERP #10 : Ne pas investir dans la formation et la gestion du changement

Nous ne pouvons suffisamment insister sur le fait que la mise en œuvre d’un système ERP, comme tout changement considérable, sera perturbatrice et que vous rencontrerez quelques difficultés sur le chemin. Le manque de préparation de votre personnel au changement ainsi que de formation sur le nouveau système sont l’une des raisons les plus courantes pour lesquelles les projets ERP échouent – et elles peuvent également amener les employés à être contrariés par le nouveau système car ils n’en comprennent pas l’objectif ou la manière de l’utiliser. Pour améliorer vos chances de succès avec l’ERP, assurez-vous que les employés peuvent se familiariser avec le nouveau système avant sa mise en service.

La communication avec vos employés et la formation adéquate de ces derniers améliorer a considérablement votre processus de mise en œuvre.

Erreur ERP #11 : Sous-estimer l’importance de données précises

C’est peut-être un cliché, mais c’est vrai : à données inexactes, résultats erronés. Il est important de vous assurer de configurer votre système ERP avec des données propres et précises afin de réduire le risque d’erreur, et de vous assurer que vous disposez de procédures et de paramètres appropriés. Les systèmes ERP sont des outils incroyables qui peuvent transformer votre entreprise. Mais en fin de compte, ils ne peuvent fonctionner qu’avec les données que vous leur fournissez. Si vous configurez le système dès le début, vous aurez beaucoup moins de problèmes par la suite.

Erreur ERP #12 : Ne pas effectuer les tests appropriés

La meilleure manière de vérifier que votre système est bien mis à niveau et fonctionne comme vous le voulez est de le tester. En revanche, vous n’aurez pas de vrais résultats s’ils ne sont basés que sur quelques tests d’utilisateur. Pour voir si votre nouveau système ERP fonctionne efficacement, vous devez simulez l’intégralité de votre charge d’utilisateur afin de voir les effets réels des changements. Prendre le temps d’effect

Erreur ERP #13 : Ne pas avoir de stratégie de maintenance

Comme tous vos outils, les ERP doivent être bien maintenus pour continuer à fonctionner à pleine capacité. Planifier une maintenance préventive assurera que vous tirez pleinement parti de votre investissement dans l’ERP et limitera les risques de tomber sur un gros problème, ce qui pourrait vous coûter beaucoup de temps et une perte de productivité par la suite.

Erreur ERP #14 : Ne pas utiliser les caractéristiques clés

Il est surprenant de voir combien de fabricants ne savent ou ne comprennent pas comment utiliser les caractéristiques clés de leur ERP. Si vous ne savez pas comment utiliser efficacement toutes les fonctions et caractéristiques, vous manquez l’occasion d’automatiser les processus d’entreprise, de terminer les fonctions plus rapidement et d’atteindre les objectifs d’affaires.

Pour surmonter cet obstacle, dressez une liste principale qui comprend toutes les caractéristiques et les fonctionnalités de votre ERP et faites un suivi de celles qui sont réellement utilisées par vos employés. Examinez régulièrement la liste pourdéterminer quelles caractéristiques sont utilisées de manière systématique etquelles en sont les plus utiles pour augmenter le débit de votre entreprise.Cela vous aidera à tirer le meilleur parti de votre ERP.

Erreur ERP #15 : Ne pas abandonner les applications logicielles redondantes

Votre nouveau système ERP remplace probablement une ou plusieurs de vos applications logicielles actuelles. Assurez-vous que votre personnel cesse d’utiliser ces anciens systèmes redondants et qu’il utilise l’ERP à sa pleine capacité.Maintenir ces anciens systèmes en place non seulement vous coûtera de l’argent, puisque vous continuerez à en payer la licence, la maintenance et la mise à niveau, mais compromettra également l’efficacité de votre nouvel ERP. Ce dernier reliera plusieurs départements et rationalisera votre organisation, donc assurez-vous que votre personnel utilise le système correctement. Ceci renvoie à l’erreur n°10 – si vous donnez à votre personnel suffisamment de temps pour s’adapter au nouvel ERP, il sera moins susceptible de s’en tenir aux anciennes applications.

Un bon ERP aidera les fabricants à rationaliser les flux de travail, à améliorer le débit et à réduire les coûts. Contourner les erreurs mentionnées ci-dessus vous permettra de mettre en œuvre votre nouveau système ERP plus rapidement et plus facilement. Cela vous évitera ainsi une perte de productivité et des retards coûteux, et vous aidera à tirer le meilleur parti de votre nouvel ERP.