Les 5 meilleures habitudes de gestion de l’inventaire

Qu’est-ce que la gestion de l’inventaire ?

Dans une entreprise de fabrication, la gestion des stocks désigne tous les processus, pratiques et systèmes qui servent à commander, à stocker et à gérer les matières premières, les sous-produits et les composants (collectivement nommés ici « les intrants ») qui entrent dans la fabrication de produits manufacturés. Cette tâche comprend la supervision des achats, de l’entreposage et de la distribution des stocks, soit tout ce qui assure que la quantité appropriée d’intrants soit disponible à tout moment afin de réduire au minimum les coûts et le gaspillage.

Les meilleurs fabricants de produits sur mesure suivent de près deux types d’inventaire:

• les composants servant à la fabrication des produits ;
• les produits en cours de fabrication (WIP), soit les intrants dont la transformation en produits finis a commencé.

En surveillant bien ces deux types de stocks, les gestionnaires s’assurent que le flux et le traitement des commandes suivent leur cours normal dans l’usine.

Pourquoi la gestion de l’inventaire est-elle déterminante ?

Le fonctionnement des usines de fabrication sur mesure peut être désorganisé, voire chaotique. Mais vous ne devriez jamais interrompre les activités de votre usine pour rechercher les éléments manquants dont elle a besoin pour remplir les commandes de fabrication. Si vos pratiques et habitudes sont éparpillées, votre suivi d’inventaire s’en ressentira et vous devrez constamment vous démener pour trouver ce qu’il vous faut.

La mise en œuvre de procédures et de pratiques de saine gestion des stocks vous aide à garder la main mise sur ceux-ci. Une gestion rigoureuse prévient les urgences redoutables qui causent un manque d’intrants et compromettent la réponse aux demandes de production. De façon plus générale, bien gérer vos stocks maximise l’efficacité et le rendement globaux de votre usine.

Nos solutions évitent les goulots d’étranglement dans la production, assurent un approvisionnement constant et précis (quantités mesurées d’intrants) et permettent de répondre aux commandes de fabrication-livraison dans les délais requis. L’enjeu ? La satisfaction de vos clients.

Pourquoi bien gérer l’inventaire ?

Cela est essentiel pour assurer le fonctionnement sans heurts d’une usine approvisionnée à temps avec une quantité précise de stocks. Et tout le monde saura où se trouve chaque chose.

Voici quatre des principaux bénéfices d’une saine gestion d’inventaire :

• efficacité accrue des processus de production ;
• inventaire simplifié ;
• réduction des coûts d’entreposage ;
• fabrication accélérée.

Pourquoi un ERP pour gérer l’inventaire ?

Il peut sembler utile d’installer des rayonnages ouverts où tout le monde peut trouver les composants nécessaires à une commande de fabrication. Si cela donne au personnel la souplesse et l’accès dont il a besoin, cela perturbe aussi la gestion de l’inventaire. Au bout du compte, vous ne savez plus exactement ce que vous avez en main ni ce que vous devez commander, ce qui accroît le risque de rupture de stock pour des intrants cruciaux au moment où vos gens se pressent pour lancer ou achever un projet.

Les entreprises de fabrication sur mesure ont besoin de solides systèmes de gestion de l’inventaire pour exploiter des usines organisées où chacun sait qu’il trouvera aisément les matières ou produits voulus pour répondre à chaque commande.

Utiliser un système ERP pour contrôler les stocks est l’un des meilleurs choix que vous puissiez faire en tant que fabricant de produits sur mesure. Vous obtenez ainsi en temps réel un inventaire précis grâce à des outils de gestion entièrement intégrés. Avec un ERP conçu spécifiquement pour la fabrication, vous suivez de près vos besoins en matière de stocks, vous contrôlez vos coûts et vous réapprovisionnez vos équipes au fil de demandes vérifiées qui émanent directement du lieu de fabrication. Tout cela au moyen d’un seul système standardisé et entièrement connecté.

Une bonne plateforme ERP peut également vous aider à mettre en place de bonnes pratiques et habitudes ‒ lecture des codes-barres des intrants, par exemple ‒ qui optimiseront l’organisation de votre usine et l’exactitude de votre inventaire.

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La gestion de l’inventaire en 5 bonnes habitudes

1.  Adoptez une seule méthode de gestion

Plusieurs méthodes de gestion de l’inventaire s’offrent à vous pour gérer efficacement les intrants de votre usine de fabrication sur mesure : gestion périodique, permanente, « push », juste à temps, et ainsi de suite. Choisissez la meilleure d’entre elles pour votre entreprise et tenez-vous-y. Cela semble facile, mais faute d’employer une seule méthode d’inventaire et de contrôle des stocks, vous pourriez rencontrer des problèmes. Un exemple : un inventaire qui ne correspond pas à ce qui se trouve réellement dans les rayons peut provoquer une urgence liée aux stocks.

2. Sachez ce que vous avez

En tout temps, il est essentiel de savoir ce que l’effectif de votre usine a sous la main. C’est toute l’utilité d’un ERP qui fournit en temps réel des informations précises sur les stocks disponibles pour chaque équipe.

Les ERP intègrent des fonctions de gestion telles que le codage à barres et la numérisation des intrants. Grâce à ces fonctions, vos équipes peuvent numériser les stocks et vous indiquer en temps réel quels composants sont utilisés. Comme vous savez toujours ce que vous avez sous la main, vous n’avez pas à attendre la fin d’un projet de fabrication pour connaître les quantités restantes. Sachez par ailleurs que de nombreux ERP sont dotés d’un système de réapprovisionnement intégré qui vous informe lorsque vos stocks d’intrants sont faibles et qui assure (à votre place) le réapprovisionnement de manière automatisée.

3. Soyez organisé

Avoir des stocks sous la main est une chose. Savoir où ils se trouvent pour les utiliser vite et bien en est une autre. Mettez au point un système de stockage qui garantit que tout le monde sait où trouver les composants dont il a besoin. Quelle que soit lataille de votre usine, choisissez un endroit précis où stocker vos intrants (y compris ceux des travaux de transformation en cours). Gardez toujours bien rangée cette section de votre usine en vous assurant notamment que tout y est bien étiqueté. Si vous consacrez quelques heures par mois à vous assurer que vos stocks sont bien rangés, votre usine fonctionnera beaucoup mieux.

4. Reconnaissez les bons clients ‒ et soyez-en un vous-même !

Cette consigne n’a jamais été aussi importante qu’aujourd’hui. Étant donné les pénuries actuelles de matériaux et les problèmes de chaîne d’approvisionnement qu’elles occasionnent, catégorisez bien vos clients : les « faciles », les « difficiles » et ceux pour lesquels vous êtes prêt à faire un effort supplémentaire. En ce qui a trait à votre entreprise, assurez-vous qu’elle est le type de client que vos fournisseurs veulent servir. À titre d’exemple, payez vos factures à l’avance et développez une relation solide avec vos fournisseurs pour que chacun d’eux soit un partenaire sur lequel vous pouvez toujours compter. Si vous traversez des difficultés, le vrai partenaire sera heureux de vous tendre la main.

5. Utilisez les données

Ne vous contentez pas de « deviner » ce que vous devez commander. Utilisez plutôt les données et l’analytique pour guider vos décisions. Là encore, un ERP vous sera utile. En effet, les données et les analyses qu’il vous fournira vous aideront à aller au-devant des choses et à prendre de meilleures décisions en matière de gestion des stocks. Prenez l’habitude de consulter les rapports intégrés de votre système ERP pour obtenir des informations actualisées sur des éléments aussi importants que l’inventaire quotidien, les déclencheurs de ruptures, les schémas de vente ou les rotations antérieures. Cela vous permettra de prendre des décisions informées concernant les niveaux de stocks.

Pour plus en savoir davantage sur la gestion de l’inventaire et l’utilité d’un ERP, suivez notre webinaire intitulé Votre inventaire devient-il incontrôlable ?