Comment réduire les coûts d’implantation d’un ERP

Les projets d’implantation d’un ERP sont coûteux – et comportent souvent des coûts imprévus dans votre budget. Même les projets parfaitement planifiés sont voués à rencontrer des embuches. Lisez les lignes qui suivent pour découvrir les trois coûts cachés et imprévus les plus courants durant la mise en place d’un système ERP, ainsi que ce que vous pouvez faire pour économiser des coûts.

1.   Coûts de formation

Les coûts de formation sont probablement les plus négligés lors de la mise en place d’un ERP.

La formation est l’un des aspects les plus critiques du processus de mise en œuvre pour les fabricants. Elle donnera à votre personnel la possibilité d’apprendre et d’utiliser le système correctement, ce qui permettra à tous les membres de votre organisation d’être prêts pour le lancement du nouveau système.

Mais l’estimation des coûts de formation est difficile.

Certaines personnes au sein de votre organisation auront besoin de peu de formation. Soit leurs processus de travail ne changeront que très peu avec le nouveau système, soit ils apprennent naturellement très vite et s’approprient rapidement les connaissances nécéssaires.

D’autres membres de votre organisation, en revanche, auront besoin d’une formation approfondie. Pour certains, toutes leurs tâches et processus quotidiens vont changer, ce qui signifie qu’ils auront besoin de plus de temps pour apprendre le nouveau système et leurs nouvelles fonctions. Certains membres de votre personnel seront probablement moins à l’aise avec la technologie ou auront simplement besoin d’un peu plus de temps pour se familiariser avec le nouveau système ERP.

Il est essentiel d’investir dans une formation de qualité.

De nombreuses implantations d’ERP échouent parce que les entreprises ne sont pas disposées à investir le temps ni l’énergie nécessaires à la formation requise afin de mettre en place et faire fonctionner un système nouveau et compliqué. Bien que cela puisse sembler être profitable de faire des économies en matière de formation, vous faites tout le contraire : le système ERP coûteux dans lequel vous avez investi n’est pas utilisé correctement et vous ne récoltez pas les fruits que vous devriez obtenir de votre ERP.

Croyez-nous quand nous disons qu’il vous reviendra moins cher, à long terme, de vous assurer que tout le monde utilise le système correctement dès le départ. Les consultants expérimentés en formation ERP peuvent coûter cher, mais cela vaut la peine d’avoir des personnes compétentes qui peuvent vous aider à apprendre, comprendre et utiliser votre nouveau système.

La mise en œuvre complète d’un projet ERP peut également prendre plus d’un an ! l est fort probable que vous ayez un certain roulement de personnel au cours de cette période, ce qui signifie que vous devrez également investir du temps et de l’argent supplémentaires dans la formation des nouvelles recrues.

Cela revient à dépenser plus pour la formation que ce que vous aviez initialement prévu. Personne n’aime les dépassements de budget, mais prendre le temps d’investir et deformer correctement votre personnel est l’un des éléments les plus importants d’un projet d’implantation d’ERP – et un élément qui sera rentable pour votre organisation à longterme.

2.   Processus de réingénierie

L’évaluation de vos processus internes et l’identification des étapes clés constituent une procédure importante lors de la sélection d’un ERP. Pourtant, de nombreux fabricants tentent de réaliser leur implantation dans les plus brefs délais et avec le moins de changements possibles, en sautant cette étape cruciale.

La vérité, aucun d’entre nous n’a de processus totalement optimisés – des procédures inefficaces étaient probablement l’une des raisons pour lesquelles vous avez décidé d’acquérir un nouvel ERP en premier lieu.

Les meilleures pratiques seront intégrées à votre nouvel ERP. Il est donc logique que vous preniez le temps de repenser et de réviser vos processus pour les adapter à ces meilleures pratiques. Il est beaucoup plus logique d’utiliser les meilleures pratiques intégrées que de payer pour personnaliser votre nouveau système ERP et continuer à utiliser des procédures inefficaces.

Utilisés correctement, les ERP sont des outils robustes qui peuvent vous faire gagner du temps et de l’argent et aider l’ensemble de votre entreprise – des opérations administratives à l’atelier de production – à fonctionner plus efficacement. Mais pour tirer pleinement parti de votre système ERP, vous devez l’utiliser en conjonction avec de meilleurs processus.

Ne supprimez pas la réingénierie des processus de votre projet d’implantation ERP.

Profitez de l’opportunité que vous offre un projet d’implantation : vos employés doivent déjà effectuer des changements et s’adapter à un nouveau système, alors demandez- leur d’adopter en même temps de meilleurs processus. Vous constaterez que la réingénierie d’un processus est beaucoup moins coûteuse que l’alternative, qui consiste à adapter votre nouveau système ERP aux processus obsolètes et inefficaces de l’entreprise. Vous profiterez également un milieu de travail plus efficace et efficient.

Prendre le temps de créer de nouveaux et meilleurs processus – ou engager un consultant en ERP ou en fabrication pour vous aider – peut être coûteux. Cependant, comme pour la plupart des choses dans la vie, si vous prenez le temps de bien faire les choses dès le départ, vous serez récompensé par un plancher de production optimisé.

3.   Résistance des employés au changement

Je sais que nous avons l’air d’un disque rayé sur ce front, mais les mises en œuvre d’ERP sont perturbatrices !

Naturellement, tout système qui affecte autant de domaines de votre organisation apportera beaucoup de changements dans votre entreprise, ce qui peut être difficile pour de nombreuses personnes de s’y adapter. Certains au sein de votre organisation seront enthousiasmés par le nouveau système et prévoiront les effets positifs qu’il apportera à votre entreprise. Mais d’autres seront réticents et résistants au changement et aux perturbations que le nouvel ERP apportera à leurs tâches quotidiennes. Si vous n’avez pas mis en place un plan de gestion du changement efficace, ces employés peuvent entraver, voire saboter, vos efforts de mise en œuvre.

Il est essentiel que les principaux utilisateurs et parties prenantes de votre entreprise adhèrent au nouveau système dès le début. Si vous connaissez l’importance du directeur des opérations durant l’implantation de l’ERP, impliquez-le dès le début du projet. Assurez- vous qu’il comprenne l’importance du nouveau système pour votre entreprise et qu’il fasse partie intégrante du projet. Ainsi, au lieu d’être une personne susceptible de retarder et de faire dérailler le processus de mise en œuvre, il sera un allié et un partenaire qui vous aidera à rassembler d’autres personnes et partagera votre cause.

Établir une stratégie de gestion du changement.

Vous pouvez également envisager d’ajouter un spécialiste de la gestion du changement à votre équipe de mise en œuvre. Les spécialistes de la gestion du changement ont une formation très spécialisée en matière de changement organisationnel. Ils vous aideront à faire la différence – et vous fourniront des stratégies pour les aider – entre ceux qui peuvent facilement faire face au changement et les membres du personnel qui ont besoin de beaucoup d’aide pour sur monter leur réticence.

Un spécialiste de la gestion du changement peut représenter un autre coût supplémentaire qui n’était pas prévu initialement dans le budget. Toutefois, comme pour tout ce qui figure sur cette liste, si vous vous attaquez aux problèmes et aux questions dès le début de votre projet de mise en œuvre, vous vous en sortirez mieux.

Vous voulez économiser sur les coûts d’implantation d’un  ERP?

Je ne veux pas que la liste ci-dessus vous fasse fuir un projet d’implantation d’un ERP. Les ERP changent la vie de votre plancher de production, et tout ce qui apporte autant de changements entraîne forcément des coûts et des problèmes imprévus – mais la mise en place d’un nouveau système en vaut la peine.

ARTICLE CONNEXE : Les choses à faire et à ne pas faire lors de la mise en place d’un nouveau système ERP, par un expert en ERP

Comme pour tout projet d’envergure, plus vous planifiez en amont, plus le processus de mise en œuvre sera rapide et harmonieux, ce qui vous permettra de réaliser des économies. Vous pouvez être réticent à prévoir du temps et de l’argent supplémentaires dans votre budget pour la formation et la gestion du changement, mais si vous le faites dès le départ, les choses se dérouleront plus facilement, la mise en œuvre de votre ERP ne déraillera pas et, à long terme, vous ferez des économies.

Assurez-vous d’avoir un champion interne pour votre projet ERP.

Un champion interne pour votre projet d’implantation qui connaît les tenants et les aboutissants du processus – et qui peut aider à surmonter la résistance interne au changement, que vous fassiez appel ou non à un consultant en gestion du changement.

La personne qui occupe ce poste doit trouver un équilibre entre le fait d’avoir beaucoup d’autorité et d’influence au sein de l’organisation et le fait d’être sympathique, accessible et ouvert aux autres. Votre champion doit être quelqu’un qui a le pouvoir de faire remonter les problèmes et de les résoudre rapidement, mais aussi quelqu’un avec qui votre personnel se sent à l’aise pour parler de ses problèmes et de ses préoccupations.

Un bon champion interne contribuera grandement à maintenir votre projet de mise en œuvre sur la bonne voie et à faire en sorte que des tâches telles que la réingénierie des processus soient achevées à temps.

Envisagez une approche par étapes.

Au lieu de modifier tous vos processus d’entreprise d’un seul coup (vous vous souvenez du coût caché n° 2 ?), vous pouvez vous attaquer d’abord au domaine qui pose le plus de problèmes, en modifiant ces processus et en ne mettant en place que les modules ERP spécifiques qui répondent à ce problème. Commencez par décomposer le projet en phases, en attaquant une étape à la fois.

Cette stratégie est particulièrement efficace pour les petits manufacturiers disposant de budgets limités pour un projet ERP. Grâce à une approche progressive, vous améliorerez ce dont vous avez le plus besoin et vous obtiendrez finalement un système ERP complet, spécifique à vos besoins, à un prix raisonnable et selon un calendrier qui vous convient.

Soyez ouvert à différents types de formation.

La formation est l’un des éléments les plus critiques mais aussi les plus coûteux d’un projet ERP. Mais il existe des moyens de limiter les coûts.

Recherchez un fournisseur d’ERP qui propose des alternatives aux journées de formation sur site assez coûteuses. Si la présence d’un consultant sur place de temps à autre est extrêmement utile pendant le processus de mise en œuvre, envisagez d’utiliser des plateformes d’apprentissage en ligne pour former votre personnel. Les ressources de formation en ligne permettent aux membres de votre personnel de se mettre à niveau à un rythme qui leur convient. Les membres du personnel qui ont besoin d’une formation supplémentaire peuvent le faire sur leur propre temps, sans retarder l’ensemble du projet et sans monopoliser le temps des consultants. Des outils intégrés vous permettront de suivre l’état de préparation de votre équipe à l’aide de quiz et de mesures de performance.

Les programmes de formation en ligne peuvent guider les équipes à chaque étape du processus de mise en œuvre, du lancement du projet au ‘Go live’. La formation – par le biais de modules d’apprentissage en ligne, de vidéos, de classes virtuelles, etc. – est personnalisée pour chaque rôle au sein de l’organisation et permet aux fabricants de réduire le recours à des consultants. Vous recevrez toutes les instructions et la préparation dont vous avez besoin pour lancer le nouveau système, mais à un prix considérablement inférieur à celui d’une  formation traditionnelle en personne.

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