Retour à l’essentiel : des ERP pour les acheteurs

Pourquoi les acheteurs ont-ils besoin d’un ERP ?

Un ERP permet aux fabricants d’effectuer leurs achats plus facilement car il automatise les tâches quotidiennes relative aux achats et fournit des données précises en temps réel et ce, afin d’être sûrs qu’ils ont toujours la bonne quantité de stocks à leur disposition.

La tâche relative aux achats, notamment dans les environnements manufacturiers sur mesure ou de conception sur commande (engineer-to-order (ETO) en anglais), est une tâche compliquée. Contrairement aux environnements manufacturiers plus standardisés, les matières premières et les pièces ne sont pas directement nécessaires dans les ateliers sur mesure. L’achat dans les environnements de conception sur commande est une tâche stressante : il faut se procurer des articles, avec de longs délais d’approvisionnement, qui doivent souvent être commandés avant que le produit n’ait été entièrement conçu et fabriqué.

Le département des achats est trop souvent blâmé pour des retards et des problèmes qui ne sont pas de sa faute, ce qui entraîne des conflits inutiles dans votre atelier.

Un ERP peut ainsi atténuer le problème en rationalisant le processus d’achat et ce, en automatisant des processus d’achat, en fournissant des listes de contrôle précises sur les articles à se procurer, en surveillant automatiquement les niveaux de stocks et en gérant les relations avec les vendeurs.

Les avantages des ERP pour les acheteurs

Des processus d’achat rationalisés

Pensez au temps et aux efforts consacrés aux achats : la création de numéros de suivi, le classement des commandes, la vérification de l’inventaire, la création d’un historique d’achat, la coordination avec les fournisseurs, etc.

Les ERP rendent l’achat plus facile en automatisant les tâches ci-dessus et en vous fournissant des données précises en temps réel. Un ERP gère toujours vos niveaux de stock à l’arrière-plan : vous serez donc toujours au courant des stocks qui sont à votre disposition et des articles qui devraient être commandés pour achever un projet. La plupart des ERP vous permettent également de créer un bon d’achat en un seul clic, ce qui vous fait gagner du temps.

Les ERP vous permettent de rester organisé car ils font un suivi des pièces nécessaires à chaque projet. Un bon ERP manufacturier, tel que Genius ERP, comprend également une fonction de réapprovisionnement automatique. Cette caractéristique vous avertit lorsque la quantité de stocks diminue et vous indique qu’il est temps de passer une commande. Vous pouvez même la configurer de manière à ce qu’elle passe la commande automatiquement.

Des relations optimisées avec les fournisseurs

La gestion des relations avec les fournisseurs est l’une des tâches les plus importantes qu’un département d’achats doit accomplir. L’utilisation d’un ERP peut vous aider à générer de meilleures relations et à rationaliser la communication avec les vendeurs.

Un ERP vous permet de créer une bonne base de données de fournisseurs essentielle à tous les fabricants qui commandent plusieurs pièces de fournisseurs différents. Votre ERP collecte et organise toutes les informations de vos fournisseurs dans une même base de données, soit leur nom, leur adresse, les pièces et matériaux proposés et leurs données d’identification fiscale. Vous serez toujours sûr d’avoir les bonnes informations sur vos fournisseurs, ce qui facilite la soumission des demandes et des commandes.

L’utilisation d’un ERP pour gérer vos communications avec les fournisseurs rationalisera également le processus : en utilisant un portail d’achat qui est entièrement intégré à vos projets en cours et à votre inventaire actuel, vous pouvez effectuer des demandes simultanées de détermination de prix pour plusieurs articles et à plusieurs fournisseurs, ainsi que recevoir les prix de la part des fournisseurs sans avoir à ressaisir des informations.

Un ERP développera également le pouvoir de négociation de votre département d’achats en regroupant les bons d’achat : ceci vous permettra de mieux négocier avec les vendeurs et d’économiser de l’argent.

Des chaînes d’approvisionnement améliorées

Les ERP rationalisent et automatisent les tâches relatives aux achats, vous aidant non seulement à augmenter votre productivité, mais aussi à améliorer la gestion globale de votre chaîne d’approvisionnement.

Durant la pandémie de la COVID-19, la gestion des chaînes d’approvisionnement a été une source d’ennui pour la plupart des fabricants, sinon tous. Les interruptions et les retards sont devenus la nouvelle norme, ce qui rend très difficile aujourd’hui de se procurer des biens. Les ERP, eux, jouent le rôle d’un guichet unique et fournissent aux fabricants une vue globale et consolidée de l’intégralité de leur chaîne d’approvisionnement, ce qui permet aux fabricants de prendre de meilleures décisions en matière d’achat et d’approvisionnement.

Les ERP aident les fabricants à améliorer la gestion de leur chaîne d’approvisionnement de manières différentes, et notamment à :

• Intégrer les processus commerciaux internes ;
• Améliorer les flux d’information entre les différents départements de l’entreprise ;
• Améliorer la gestion de l’inventaire ;
• Améliorer les relations et la collaboration en sous-traitance de l’entreprise avec les fournisseurs, les clients et les partenaires de la chaîne d’approvisionnement ;
• Rationaliser les processus d’achat ;
• Augmenter les capacités du fabricant à évaluer les vendeurs ; et
• Gérer efficacement les réseaux complexes de chaînes d’approvisionnement.

Des modules ERP pour les acheteurs

Genius Vendors

Évitez les interruptions et gérez vos relations avec vos fournisseurs grâce au logiciel de gestion des fournisseurs : Genius Vendors. Notre portail d’achat se synchronise avec vos projets et votre inventaire : il vous permet de contrôler toutes vos transactions avec les fournisseurs depuis un seul endroit, vous garantissant ainsi que vous disposez toujours des bons matériaux.

Genius Vendors vous aide à gérer toutes vos interactions avec les fournisseurs dans un seul et même système, notamment les demandes de devis, les bons d’achat, la réception et la facturation et ce, afin de mieux contrôler les coûts. Créez et envoyez facilement des demandes de devis à plusieurs vendeurs : ceci vous permettra d’évaluer les vendeurs en fonction de plusieurs facteurs, tels que la livraison à temps, la qualité et le prix, vous garantissant ainsi que vous choisirez toujours le bon fournisseur pour chacun de vos projets.

Genius Vendors comprend également une fonction recommandée de rachat qui identifiera des pénuries potentielles en fonction de l’inventaire en temps réel, des dates prévues de livraison et des ordres de production en cours.

Le contrôle d’inventaire Genius

Évitez les interruptions de production et éliminez les pénuries de matériel inattendues avec le contrôle d’inventaire Genius (Genius Inventory Management en anglais). Commandez des stocks et réapprovisionnez des pièces en fonction de la demande réelle sur le terrain ou en inventaire. Vous pouvez également utiliser votre appareil téléphonique pour déplacer du matériel, gérer votre inventaire et éliminer des données dupliquées.

Le contrôle d’inventaire Genius vous permet de surveiller votre inventaire jusqu’au numéro de série et d’associer différents statuts au matériel et ce, afin que des matériaux spécifiques puissent être comptés et alloués à un projet avant même que la production ne commence. Cela veut dire que vous ne serez jamais en rupture de stock en plein milieu d’un projet.

De plus, avec le contrôle d’inventaire Genius, vous pouvez facilement créer des prévisions d’inventaire qui reposent sur des projets actuels et planifiés, et ensuite générer des calendriers de production ou acheter des matériaux en fonction de ces prévisions.

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Voulez-vous savoir comment Genius ERP a aidé un fabricant sur mesure à diminuer son temps passé sur les achats à seulement 25 minutes par jour ? Lisez notre étude de cas sur Motrec Industries.